Ihr Aufgabenbereich:
- Büroorganisation: Sie unterstützen und entlasten die Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft sowie bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und koordinieren das Time Management.
- Kommunikation: Als zentraler Ansprechpartner für alle organisatorischen Belange sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation und tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu unseren Stores.
- Büroverwaltung: Sie übernehmen Tätigkeiten zur Vorbereitung der Buchhaltung sowie die regelmäßige Aktualisierung von Datenbanken und Archiven.
- Vertragswesen: Sie kümmern sich um die Verwaltung und Archivierung von Mietverträgen sowie die Kontrolle der Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen.
- Servicearbeiten: Sie kommunizieren mit den externen Dienstleistern wie Handwerkern oder Reinigungskräften und sind für die korrekte Abrechnung zuständig.
- Facility Management: Sie koordinieren die Instandhaltung und Wartung aller technischen Anlagen sowie Reparaturen oder Umbauten.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Facility Management, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung: Sie haben bereits mehrjährige Erfahrung im Office Management, Facility Management oder einer vergleichbaren Position.
- Organisationstalent: Sie sind in der Lage, auch in stressigen Situationen ruhig zu handeln und die richtigen Prioritäten zu setzen. Flexibilität ist kein Fremdwort für Sie.
- Kommunikationsstärke: Sie haben ein sicheres und freundliches Auftreten, sowohl im Umgang mit Kollegen als auch externen Dienstleistern. Ihre serviceorientierte Persönlichkeit zeigt sich darin, dass Sie die Anliegen anderer kompetent adressieren und aktiv Missverständnisse vermeiden.
- Selbstständigkeit: Sie arbeiten proaktiv und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben. Durch Ihre eigenständige Arbeitsweise erkennen Sie Probleme frühzeitig und handeln lösungsorientiert.
- EDV-Kenntnisse: Sie verfügen über fundierte Kenntnisse in den gängigen EDV-Anwendungen, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und DATEV.